Hvordan behandle ordrer

I denne artikkelen har vi samlet vanlige spørsmål knyttet til ordrebehandling. Artikkelen tar for seg hvordan man fullfører, krediterer, endrer og kansellerer ordrer.

Innhold

Ordrestatuser

Ordrestatuser kan brukes til å organisere dine ordrer bedre, det er også ordrestatusene som setter i gang prosesser med tanke på betaling og utskrift av etiketter.

Du finner ordrestatusene i ditt kontrollpanel i menyen Konfigurasjon > Innstillinger > Ordrestatus

Som standard leveres nettbutikken med følgende ordrestatuser: 

  • Ikke behandlet(Standard)
  • Under behandling
  • Sendt(Fullført)
  • Kansellert(Kansellert)
  • Returnert

Standard, Fullført og Kansellert er tre tags som setter i gang forskjellige prosesser på de ulike ordrestatusene. 

  • Standard-statusen vil være første status på innkommende ordrer og har ingen andre egenskaper.
  • Fullført-statusen vil aktivere betalingen/transaksjonen på ordrer betalt med Klarna, Vipps, Mystore Kortbetaling o.l. Fullført-statusen vil også åpne for tripletex-overføring og utskrift av etikett via Logistra, hvis man har disse tjenestene installert. 
  • Kansellert er egenskap som vil kansellere en reservasjon (Klarna, Vipps, Mystore Kortbetanling) hvis en ordre/transaksjon IKKE er blitt satt fullført (Sendt).
    Du vil også få valget om å legge varene tilbake på lager. 

I tillegg til å bestemme egenskaper for ordrestatusene kan du endre følgende:

  • Legge til/fjerne ordrestatuser
  • Endre navn på eksisterende ordrestatuser. Her kan du også sette forskjellige navn for administratorer og kunder

Behandle ordrer via ordrebehandling

Når du har mottatt en ny ordre vil statusen på denne som standard være Ikke behandlet. Denne ordrestatusen indikerer at ordren er klar for videre behandling av dere.

For å behandle ordren videre kan dere følge veilederen under.

  1. Gå til Ordrer/Kunder -> Behandle ordrer
  2. Trykk på ønsket ordre for behandling i ordrelisten (benytt filtre for lettere navigering blant mange ordre)
  3. Velg Detaljer
  4. På ordreoversikten er det lurt å ta en titt på at kundens epostadresse ikke inneholder skrivefeil som f.eks @gmail.cm eller @mail.com. Hvis dere oppdager en slik feil kan dere følge veilederen her. 
  5. Før ordren fullføres kan dere velge å legge inn relevant informasjon til kunden eller til lageret. Dette gjøres i feltet under Merknader.
    Dere velger selv om merknaden skal sendes til kunden ved å huke av Legg til merknad og Send e-post til kunde.
    Når e-post sendes til kunde kan dere også velge å legge med angrerettsskjema. Hjelpeartikkel for angrerettsskjema finnes her.
  6. Under «Endre ordrestatus» kan du velge en ny status til ordren:
  7. Ved å endre ordrestatus til Sendt eller Kansellert, vil ordren også bli oppdatert hos Klarna/Vipps/Mystore kortbetaling. 
  8. Trykk på Oppdater ordre for å fullføre statusendring

Hvis dere har integrasjon mot Logistra beskrives utskrift av fraktetikett i følgende hjelpeartikkel.

Kreditere ordrer

Hvis dere har appen dellevering/delkreditering installert kan dere kreditere ordrer på følgende måte.

  1. Gå til Ordrer/Kunder > Behandle ordrer
  2. Finn ønsket ordre for kreditering i ordrelisten og trykk "Detaljer" på ordren.
  3. Ordren krediteres ved å velge Valg > Kreditering øverst på ordresiden
  4. Her kan dere velge hvor mange produkter som skal krediteres, samt velge å legge på gebyr som f.eks returfrakt (kun Klarna V3). Trykk Oppdater ordre for å fullføre krediteringen 

    MERK: Husk å huke av for "Refunder beløpet til kunden" om kunden skal få tilbakebetalt beløpet.
  5. Så snart krediteringen er fullført vil beløpet tilbakebetales kunden fra Klarna eller Vipps. Det genereres også en kreditordre som kan brukes til regnskap.
  6. Hvis kreditordren skal overføres til Tripletex må ordren behandles manuelt.
  7. Endre status fra "Under behandling" til "Sendt". Velg så "Overfør til Tripletex" som faktura hvis den ikke skal viderebehandles.
    - Overfør som ordre hvis det skal gjøres endringer.

    Dette er mulig på ordrer betalt med Klarna, Vipps og Mystore Kortbetaling.

Hvis du ikke ser det samme som vist på bildene ovenfor så har du ikke delkreditering installert, da kan du følge denne veiledningen.

Du kan bestille dellevering & delkrediterings appen her

 

Redigere ordrer – Mystore og Klarna Checkout v2/v3

Dersom dere trenger å fjerne/endre produkter eller frakt i ordren, kan dette gjøres slik:

1. Velg ønsket ordre og trykk på «Rediger»:

2. På redigeringssiden kan dere endre på bestilte varer, f.eks justere antallet fra 2 til 1, endre prisen nedover eller fjerne varelinjer.

3. Hvis en kunde eksempelvis har bestilt 2 forskjellige ordrer, og har fått frakt på begge, kan du endre frakten på den ene ordren til 0,- og velge "Oppdater"

NB!

Det kun er mulig å justere prisen nedover eller beholde samme totalsum. Hvis totalsummen på ordren økes vil ikke ordren bli aktivert hos Klarna. Dette gjelder Klarna, Vipps og Mystore Kortbetaling.

4. Når dere har foretatt ønskede endringer, trykker dere på «Oppdater» for å lagre endringene på ordren. 

NB! 

Merk at oppdatering til status "sendt" her (i redigeringen) ikke vil aktivere betalingen (hos f.eks Klarna, Vipps eller Mystore Kortbetaling). Dette må gjøres på selve ordren som vist i den første veiledningen øverst på denne siden, eller via massebehandling.

5. Trykk på "Detaljer" for å gå tilbake til selve ordren for å fullføre/behandle videre. Eventuelt "Tilbake" hvis du vil gå til ordreoversikten

 

NB! Når du trykker "Lagre endringer" så sender vi en melding til Klarna om at vi skal oppdatere transaksjons beløpet, så ikke trykk "Lagre endringer" før dere er sikker på at ordren er endret til slik den skal være.

 

Kansellere ordrer

Dersom en kunde angrer en bestilling før den er fullført ("Sendt"), kan du oppdatere ordren til "Kansellert" for å kansellere bestillingen.

Da vil reservasjonen som er opprettet hos Klarna eller Vipps kanselleres og det vil ikke bli sendt ut faktura til kunden. Dette gjelder også ved bruk av Mystore Kortbetaling.

  1. Gå til Ordrer/Kunder -> Behandle ordrer 
  2. Trykk på ønsket ordre for behandling i ordrelisten(benytt filtre for lettere navigering blant mange ordre)
  3. Velg «Detaljer«: 
  4. Endre ordrestatus til “Kansellert”

  5. Det er viktig å huke av for legg varene fra denne ordren tilbake på lager hvis enhetene skal tilbakeføres til lageret. 

  6. Trykk på Oppdater ordre for å fullføre

Duplikatordrer

Når en ordre skal opprettes forekommer det en sjelden gang at ditt kontrollpanel får to tilbakemeldinger fra betalingsleverandøren, som f.eks Klarna eller Vipps. De gangene dette skjer vil det dukke opp en melding om at en ordre kan være et duplikat. 

Meldingen i ordrebehandlingen ser slik ut

Hvordan behandle en duplisert ordre

Steg 1: Bekreft at ordren er duplisert
  • Sjekk at ordretidspunkt, kundenavn og ordrelinjer er identiske
  • Sjekk at ordrene inneholder samme betalingsreferanse. Se bilde for betalingsreferanse Vipps og Klarna.
  • Hvis referansene er ulike tyder det på at kunden har gjennomført kjøpet to ganger. Vi anbefaler da at dere tar kontakt med kunden for å finne ut om dette faktisk er en feil.
Steg 2: Behandle ordrene
For å få aktivert en duplisert ordre er det svært viktig at dere behandler ordrene i korrekt rekkefølge, og det er avgjørende at den ene ordren aktiveres før den dupliserte ordren behandles. Fremgangsmåten er som følger.
  1. Fullfør og aktiver en av ordrene. Bekreft så at betalingen gikk gjennom hos Vipps eller Klarna.
  2. Slett eller kanseller ordre nummer to. Viktig at denne ordren ikke krediteres.
Merk. Det er veldig viktig at en av ordrene fullføres og betalingen aktiveres før duplikatordren kanselleres. 

Feilmeldinger

Dersom du har fått feilmeldinger på ordren din har vi samlet en god oversikt over feilmeldinger, årsaker og løsninger i følgende artikkel.