Hvordan behandle ordrer

I denne hjelpeartikkelen tar vi hovedsaklig for oss hvordan du behandler dine ordrer via ordrebehandling i kontrollpanelet.

Innhold

Ordrestatuser

Ordrestatuser kan brukes til å organisere dine ordrer bedre, det er også ordrestatusene som setter i gang prosesser med tanke på betaling og utskrift av etiketter.

Du finner ordrestatusene i ditt kontrollpanel i menyen Konfigurasjon > Innstillinger > Ordrestatus

Som standard leveres nettbutikken med følgende ordrestatuser: 

  • Ikke behandlet(Standard)
  • Under behandling
  • Sendt(Fullført)
  • Kansellert(Kansellert)
  • Returnert

Standard, Fullført og Kansellert er de tre viktigste og vanligste ordrestatusene som setter i gang forskjellige prosesser på de ulike ordrestatusene. 

  • Standard-statusen vil være første status på innkommende ordrer og har ingen andre egenskaper.
  • Fullført-statusen vil aktivere betalingen/transaksjonen på ordrer betalt med Klarna, Vipps, Mystore Kortbetaling o.l. Fullført-statusen vil også åpne for tripletex-overføring og utskrift av etikett via Logistra, hvis man har disse tjenestene installert. 
  • Kansellert er egenskap som vil kansellere en reservasjon (Klarna, Vipps, Mystore Kortbetanling) hvis en ordre/transaksjon IKKE er blitt satt fullført (Sendt).
    Du vil også få valget om å legge varene tilbake på lager. 

I tillegg til å bestemme egenskaper for ordrestatusene kan du endre følgende:

  • Legge til/fjerne ordrestatuser
  • Endre navn på eksisterende ordrestatuser. Her kan du også sette forskjellige navn for administratorer og kunder

Hvordan bruke ordrefilter

Ordrefilter er en fin måte å få kontroll over ordrebehandlingen din på. Ønsker du f.eks å massebehandle ordrer bestilt med en spesifikk fraktmetode? Da er ordrefilter løsningen. 

Et typisk scenario er om butikken din tilbyr "Hentes i vår butikk" som fraktmetode, hvor pakkene ikke skal sendes men kun klargjøres til kunden. Da kan ordrefilter være greit for å vise kun ordrer med fraktmetoden "Hentes i vår butikk".

Slik oppretter du ordrefilter

Filtrer det du ønsker og opprett ny, eller lagre på eksiterende visning:

Så snart ordrefilteret er lagret finner du det enkelt igjen på ordreoversikten ved å trykke på "VISNING":

Behandle ordrer via ordrebehandling

Når du har mottatt en ny ordre vil statusen på denne som standard være Ikke behandlet. Denne ordrestatusen indikerer at ordren er klar for videre behandling.

For å behandle ordren videre kan dere følge veilederen under.

  1. Gå til Ordrer/Kunder -> Behandle ordrer
  2. Trykk på ønsket ordre for behandling i ordrelisten (benytt filtre for lettere navigering blant mange ordre)
  3. Velg Detaljer

     
  4. Før ordren fullføres kan dere velge å legge inn relevant informasjon til kunden eller til lageret. Dette gjøres i feltet under Merknader.
    Dere velger selv om merknaden skal sendes til kunden ved å huke av Legg til merknad og Send e-post til kunde.
    Når e-post sendes til kunde kan dere også velge å legge med angrerettsskjema ved å huke av for "Send angrerettskjema". Man kan velge hvilke type avhukinger som skal være som standard ved å trykke på innstillinger (tannhjulet) i ordreoversikten:

  5. Under «Endre ordrestatus» kan du velge en ny status til ordren.
    Trykk på "Oppdater ordre" for å fullføre statusendringen.

Hvis dere har integrasjon mot Logistra beskrives utskrift av fraktetikett i følgende hjelpeartikkel.

Kreditere ordrer

En ordre kan krediteres eller delkrediteres på følgende måte:

  1. Gå til Ordrer/Kunder > Behandle ordrer
  2. Finn ønsket ordre for kreditering i ordrelisten og trykk "Detaljer" på ordren.
  3. Ordren krediteres ved å velge Valg > Kreditering øverst på ordresiden
  4. Her kan dere velge hvor mange produkter som skal krediteres, samt velge å legge på gebyr som f.eks returfrakt. Om det er fler enn 1 antall av samme produkt dere ønsker å kreditere, legger dere inn det antallet som skal krediteres. I eksempelet nedenfor er det kun 1 produkt og dette produktet skal krediteres, da legger man inn 1. Trykk Oppdater ordre for å fullføre krediteringen 

    MERK: Husk å huke av for "Refunder beløpet til kunden" om kunden skal få tilbakebetalt beløpet.
  5. Så snart krediteringen er fullført vil beløpet tilbakebetales kunden fra Klarna eller Vipps. Det genereres også en kreditordre som kan brukes til regnskap.
  6. Hvis kreditordren skal overføres til Tripletex må ordren behandles manuelt.
  7. Endre status fra "Under behandling" til "Sendt". Velg så "Overfør til Tripletex" som faktura hvis den ikke skal viderebehandles.
    - Overfør som ordre hvis det skal gjøres endringer.

    Dette er mulig på ordrer betalt med Klarna, Vipps og Mystore Kortbetaling.

 

Redigere ordrer 

Dersom dere trenger å redigere ting som produkter, frakt eller pris på ordren, kan dette gjøres slik:

1. Velg ønsket ordre og trykk på «Rediger»:

 

NB!

Det kun er mulig å justere prisen nedover eller beholde samme totalsum. Hvis totalsummen på ordren økes vil ikke ordren bli aktivert hos Klarna. Dette gjelder Klarna, Vipps og Mystore Kortbetaling.

4. Når dere har foretatt ønskede endringer, trykker dere på «Lagre ordre» nederst på siden for å lagre endringene på ordren. 

NB! 

Merk varselet om at oppdatering til status "sendt" her (i redigeringen) ikke vil aktivere betalingen (hos f.eks Klarna, Vipps eller Mystore Kortbetaling). Dette må gjøres på selve ordren som vist i den første veiledningen øverst på denne siden, eller via massebehandling.

5. Trykk på "Gå til ordre X" for å gå tilbake til selve ordren for å fullføre/behandle videre. 

 

NB! Når du trykker "Lagre endringer" så sender vi en melding til Klarna om at vi skal oppdatere transaksjons beløpet, så ikke trykk "Lagre endringer" før dere er sikker på at ordren er endret til slik den skal være.

 

Kansellere ordrer

Dersom en kunde angrer en bestilling før den er fullført ("Sendt"), kan du oppdatere ordren til "Kansellert" for å kansellere bestillingen.

Da vil reservasjonen som er opprettet hos Klarna eller Vipps kanselleres og det vil ikke bli sendt ut faktura til kunden, kunden blir altså tilbakebetalt beløpet som er reservert. Dette gjelder også ved bruk av Mystore Kortbetaling.

  1. Gå til Ordrer/Kunder -> Behandle ordrer 
  2. Trykk på ønsket ordre for behandling i ordrelisten(benytt filtre for lettere navigering blant mange ordre)
  3. Velg "Detaljer" som i ordreoversikten.

  4. Endre ordrestatus til “Kansellert”

  5. Om dere ønsker at varene skal bli lagt tilbake på lageret i systemet huker dere av for legg varene fra denne ordren tilbake på lager. 

  6. Trykk på Oppdater ordre for å fullføre

Duplikatordrer

Når en ordre skal opprettes forekommer det en sjelden gang at ditt kontrollpanel får to tilbakemeldinger fra betalingsleverandøren, som f.eks Klarna eller Vipps. De gangene dette skjer vil det dukke opp en melding om at en ordre kan være et duplikat. 

Meldingen i ordrebehandlingen ser slik ut

Hvordan behandle en duplisert ordre

Steg 1: Bekreft at ordren er duplisert
  • Sjekk at ordretidspunkt, kundenavn og ordrelinjer er identiske
  • Sjekk at ordrene inneholder samme betalingsreferanse. Se bilde for betalingsreferanse Vipps og Klarna.
  • Hvis referansene er ulike tyder det på at kunden har gjennomført kjøpet to ganger. Vi anbefaler da at dere tar kontakt med kunden for å finne ut om dette faktisk er en feil.
Steg 2: Behandle ordrene
For å få aktivert en duplisert ordre er det svært viktig at dere behandler ordrene i korrekt rekkefølge, og det er avgjørende at den ene ordren aktiveres før den dupliserte ordren behandles. Fremgangsmåten er som følger.
  1. Fullfør og aktiver en av ordrene. Bekreft så at betalingen gikk gjennom hos Vipps eller Klarna.
  2. Slett eller kanseller ordre nummer to. Viktig at denne ordren ikke krediteres.
Merk. Det er veldig viktig at en av ordrene fullføres og betalingen aktiveres før duplikatordren kanselleres. 

Feilmeldinger

Dersom du har fått feilmeldinger på ordren din har vi samlet en god oversikt over feilmeldinger, årsaker og løsninger i følgende artikkel.