Funksjonalitet

Praktiske funksjoner i innkjøpsmodulen som gir en enklere og mer effektiv arbeidshverdag.

Innhold

• Import av innkjøpsordre
• Forhåndssalg
• Eksport av innkjøpsoversikt
• Dokumentarkiv
• Åpne i "Masseendring"
• Flytt alle reservasjoner

 

Import av innkjøpsordre

Med import av innkjøp er det mulig å opprette innkjøpsordrer fra CSV- og XLS-filer. 
Spesielt praktisk for de som har store innkjøp i regneark fra tidligere, eller mottar innkjøp fra leverandører. 

Slik fungerer det:

1. Opprett en ny innkjøpsordre, eller velg en eksisterende i utkast, på den leverandøren du vil importere til.
2. I Handlinger-menyen velger man "Importer innkjøp"
3. Dra inn fil eller klikk for å velge
4. Velg hvordan du vil koble sammen produkter fra fila med produktene i din butikk. Her støttes EAN (strekkode) og artikkelnummer.
   NB! Det er viktig at alle produktene og varianter som skal importeres har unike artikkelnummer/EAN.
5. Koble kolonnene i filen mot rett kolonne i innkjøp
6.  Klikk "Forhåndsvis import"
7. Når forhåndsvisningen er klar kan du se over at alt stemmer. Her er det også mulig å overstyre den automatiske koblingen. 
8. Når du er klar er det bare å klikke "Opprett innkjøp".
9. Produktene legges nå inn i innkjøpsordren og er klar til bestilling.

Viktig! 
For at kobling av produkter skal bli rett må hvert produkt/variant ha unik artikkelnummer/EAN.

 

Forhåndssalg

Forhåndssalg er en funksjon som lar deg sette hvor mange av et bestilt antall som skal kunne forhåndsselges før innkjøpsordren er mottatt.

F.eks. har du bestilt 100 stk. av en vare men ønsker bare å forhåndsselge 50 av disse.
Med forhåndssalg kan du på hver varelinje i en innkjøpsordre si hvor mange som skal selges og hva som skal skje når antallet nås.

Forhåndssalg baserer seg på reservasjonene knyttet til en varelinje på innkjøp, man definerer derfor forhåndssalget basert på maks antall reservasjoner.

Hva kreves?
For å bruke forhåndssalg kreves to ting:

1. Butikken må ha "Avansert lagerstyring"
2. Butikken må tillate oversalg

Hvordan virker det?

Etter en ordre er sendt vil det dukke opp en kolonne for "Forhåndssalg". 
Herfra kan man hurtigjustere produktet ved å klikke på pennen eller merke flere/alle produkter ved hjelp av avkrysningsboksen og deretter velge "Tilpass forhåndssalg" i Handlinger-menyen.

Merk! Om man velger å sette forhåndssalg på flere produkter samtidig vil man ikke kunne sette maks reservasjoner, da vil bestilt antall settes som maks reservasjoner.

1. Oppdater lagergruppe på hovedproduktet ved aktivering (valgfritt)
   Dette valget gjør at du kan endre lagergruppen som er aktiv på produktet rett fra innkjøpsmodulen. F.eks kan produktet ha en lagergruppe som ikke støtter oversalg helt fram til du velger å aktivere forhåndssalg og da endrer til en lagergruppe som støtter oversalg. 
2. Sett maks antall reservasjoner
   Hvor mange av den bestilte varen vil du tillate å reservere? Her kan man sette fra 1 t.o.m. det bestilte antallet. 
   Om du massebehandler varer og setter forhåndssalg for flere varer samtidig er dette feltet deaktivert.
3. Bytt til lagergruppe når maks reservasjoner er nådd
   Hva skal skje når maks antall reservasjoner nås? Det mest vanlige er da å endre til en lagergruppe som ikke støtter oversalg, slik at man ikke får inn flere ordrer på varen.
   Merk: Lagergrupper er kun på hovedprodukt. Om du har forhåndssalg av varianter må du enten endre lagergruppe på hovedproduktet (som påvirker alle varianter) eller skjule varianten med avkrysningsboksen under,
4. Bytt lagergruppe ved mottak
   Med denne kan du velge å endre lagergruppe når varene mottas. Lagergruppen vil først endres når alle varer er mottatt. D.v.s. at lagergruppen ikke endres om du bare delvis mottar en vare. Den endres først når alle av en vare er mottatt og det er 0 i rest.
5. Lagre/avbryt
   Knapper for å lagre eller avbryte
6. Aktiver forhåndssalg
   Denne må aktiveres før reglene har effekt. Det betyr også at du kan jobbe med oppsette over tid før du til slutt aktiverer det via bryteren.

Eksporter innkjøpsoversikt

Eksport av innkjøpsoversikt (inkludert i Control og Control+) lar deg eksportere hele utvalget som er gjort på oversikten. 

Du kan altså sette opp søk og filter for så å eksportere utvalget til CSV. 
Eksporten vil da inneholde aller rader i resultatet og alle kolonner. Eksporten legger seg i "Eksportarkiv".

Eksporten kan f.eks. brukes til å hente dato på leverandør, beløp, bestiller etc. innenfor gitte tidsperioder.

 

 

 

 

Dokumentarkiv

Dokumentarkiv lar deg laste opp filer knyttet til innkjøpet slik at de kan samles på én plass. 
Filene er interne og blir ikke sendt ut til leverandør eller kunder. 
Perfekt for deg som vil ta vare på faktura, ordrebekreftelse, fortollingsdokumentasjon etc. på én plass.

 

---

Åpne i "Masseendring"

Har du noen gang hatt behov for å endre kategori, eller kanskje legge til en tag, på produkter i en innkjøpsordre men det ble for mye arbeid å gjøre det på ett og ett produkt?

Ved hjelp av funksjonen for å åpne, eller sende, produkter til "Masseendring" kan du enkelt ta produkter fra en innkjøpsordre videre inn i Masseendring for å gjøre endringer.

Usikker på "Masseendring"? Les mer om verktøyer her →

Slik gjør du:

Fra innkjøpsordren klikker du på Handlinger > Åpne i Masseendring

 

Velg så de/det produktet du ønsker å gjøre endringer på og klikk deretter "Masseendring".

Masseendring vil da åpnes i en ny fane med produktene forhåndsvalgt.

 

Herfra starter du handlinger på vanlig måte.

Flytt alle reservasjoner

Flytting av reservasjoner kan enten gjøres enkeltvis på én og én ordre, eller bulkvis fra en innkjøpsordre.

Hvorfor flytte reservasjoner?
Tenk deg et scenario hvor du har oversolgt 100 varer som ligger i innkjøp til en leverandør. 
Da har varen fått 100 reservasjoner. Men så gir leverandør beskjed om at varene ikke kan leveres på det innkjøpet og de må flyttes til et nytt innkjøp. 

Slik gjør du:

1. Åpne innkjøpsordren du skal flytte fra
   
2. Marker varelinje som har reservasjonene du vil flytte
3. Under handlinger klikker du "Flytt reservasjon"
4. Du vil nå se et vindu som viser alle varer/reservasjoner du vil flytte, hvor mange som skal flyttes og hvilke tilgjengelige innkjøp du vil har å flytte til
5. På hver varelinje markerer du hvilket innkjøp reservasjonene skal flyttes til. Du kan velge å markere flere om reservasjonene må fordeles på flere innkjøpsordre.
6. Klikk så "Flytt reservasjoner"

Ikke alle reservasjoner ble flyttet - hvorfor?

For å flytte reservasjonene må varen(e) allerede eksistere i et annet innkjøp. 
Om det innkjøpet enten ikke har høyt nok bestilt antall eller at det ikke er nok tilgjengelige reservasjoner vil det bare bli flyttet så mange reservasjoner som er tilgjengelig. 

I vinduet for flytting vil det bak hver varelinje stå hvor mange som kan flyttes. 
Om du f.eks ønsker å flytte 8 reservasjoner og innkjøpet har 8 tilgjengelig vil det vises som  8/8 tilgjengelig.

Om du derimot ønsker å flytte 8 men innkjøpet kun har 3 tilgjengelig vil det vises slik: 3/8 tilgjengelig.