Innkjøp - Bestillingssenter

Innkjøp lar deg bestille varer hos leverandører, enten ved hjelp av bestillingsrapport, oversalg eller manuell innkjøpsordre.

 

Innhold

Innkjøpsordreoversikt

Søk i innkjøpsordreoversikt

Ny innkjøpsordre - tilgjengelige felter

Legge til varelinjer

Varen ligger i andre innkjøpsordrer

Kommentar på varelinje

Automatisk innkjøpsordre (resthåndtering)

Reservasjoner på varelinjer

Manuell reservasjon

Bestillingsrapport

Sende innkjøpsordre

Marker som sendt

Redigere sendt innkjøpsordre

Import av innkjøpsordre

Håndtering av slettede produkter

 

 

Oversikt over innkjøpsordrer

Ved å gå til Ordrer/Kunder > Bestillingssenter > Innkjøpsordrer vil du se en oversikt over alle innkjøpsordrer. 
Fra denne siden kan du sortere på følgende statuser:

  • Alle - viser alle innkjøpsordrer
  • Utkast - innkjøpsordrer som ikke har blitt sendt til leverandør
  • Sendt - innkjøpsordrer som er sendt til leverandør men ikke mottatt til lager
  • Delvis mottatt - innkjøpsordrer som er send til leverandør men ikke mottatt til lager i sin helhet
  • Mottatt - komplette innkjøpsordrer hvor alle varer er mottatt til lager

 

Søk i innkjøpsordreoversikt

I oversikten over innkjøpsordrer kan man søke etter leverandør, innkjøpsordrenummer, produkt og artikkelnummer.
F.eks kan du søke etter et produkt for så å filtrere på status, da kan du enkelt se om produktet er i bestilling, om bestillingen er mottatt eller om den har status sendt.

 

Ny innkjøpsordre

For å starte en ny innkjøpsordre klikker du på "Ny innkjøpsordre"-knappen oppe til høyre eller til venstre i menyen.

Valg av leverandør
Start med å velge hvilken leverandør du ønsker å bestille fra.
Klikk i feltet for "Velg leverandør" og finn den leverandøren du vil bestille fra. Etter listen har lastet inn kan du også søke etter den leverandøren du ønsker.

Navn på innkjøpsordre
Etter leverandør er valgt vil navnet på innkjøpsordren inkludere prefix basert på leverandørens navn.
Det er også mulig å endre navn manuelt, bare klikk på i navnefeltet for å redigere og endringen lagres automatisk i det du klikker en annen plass på siden.

I eksemplet under gjør første og siste bokstav av navnet at prefix blir satt til B1:

Leverandørs e-postadresse
E-postadressen som fylles inn hentes fra leverandørsiden i Mystore (Produktkatalog > Leverandører) men kan overskrives pr. innkjøpsordre.
Endring av e-postadresse på en innkjøpsordre vil kun gjelde den aktuelle innkjøpsordre..

Autolagring
Etter at leverandør er valgt starter autolagring av innkjøpsordren. 
Hver endring i innkjøpsordrer vil lagres øyeblikkelig og i statusfeltet til høyre ser du enkelt når lagring ble utført: 

Referanse og kommentar
Begge feltene er valgfri og benyttes bare ved behov/ønske.

Dato opprettet
Datoen da innkjøpsordren ble påbegynt. Denne datoen kan ikke endres.

Forventet levert
Datoen når varene forventes inn på lager. 

Fraktkostnad
I dette feltet kan du legge inn evt. fraktkostnader du får på ordren. 
Fraktkostnaden inkluderes ikke i totalsummen på ordren.

Opprettet av
Navn på den ansatte som opprettet innkjøpsordren. Kan ikke endres.

Innsendt av
Navnet på den personen som sendte innkjøpsordren til leverandør. 

Sendt til leverandør: 
Dato da innkjøpsordren ble sendt til leverandør og fikk status "Sendt". 

Handlinger
I menyen for "Handlinger" vil det være forskjellige valg alt etter status på innkjøpsordren. 
En innkjøpsordre med status "Utkast" vil ha følgende valg:

  • Slett innkjøpsordre (sletting av innkjøpsordre er kun mulig dersom den fortsatt er i utkast)
  • Dupliser innkjøpsordre (kopierer hele innkjøpsordren bortsett fra reservasjoner og referanse)
  • Marker som sendt

 

Legge til varelinjer

Å legge til produkter i en innkjøpsordre er svært enkelt.
Bare søk etter produktnavn eller artikkelnummer og klikk på produktet du vil legge til. 

Etter at produktet er lagt til i innkjøpsordren kan du endre antall og justere innpris.

Produkter med varianter
Ved søk etter produkter med varianter vil resultatet kun vise hovedproduktet frem til du velger det aktuelle produktet. 
Når produktet er valgt vil alle varianter listes opp og man krysser enkelt av de man vil legge til i innkjøpsordren.

NB! Du kan ikke søke etter navn eller artikkelnummeret på varianten - søk alltid etter hovedproduktet og velg deretter variant.

 

Varen ligger i andre innkjøpsordrer
Om en varelinje ligger i flere innkjøpsordrer som ikke er mottatt til lager vil man få et blått ikon til høyre for innkjøps-feltet. 
Dette indikerer hvor mange andre innkjøpsordrer varen ligger i. 
Om man klikker på ikonet får man en oversikt over innkjøpsordrene og kan så klikke seg rett videre.

other-po

 

Kommentar på varelinje
Til høyre for produktet finner du et ikon for å åpne kommentarfeltet. Også dette feltet autolagres underveis. 
Dersom et produkt har en kommentar på seg vil dette indikeres med et grønt ikon.

 

Automatisk innkjøpsordre (resthåndtering) 

Oversolgte produkter vil få taggen "Innkjøpsordre" og blir da lagt til i en ny innkjøpsordre på aktuell leverandør. Om den aktuelle leverandøren ikke har noen innkjøpsordre med status "Utkast" vil en ny bli opprettet.

Om produktet allerede ligger på en innkjøpsordre som er sendt vil varelinjen på ordren bli registrert som "bestilt" så fremst den sendte innkjøpsordren har ledig antall.

Mottak av produkter med tag
Les mer her: Mottak

 

Reservasjoner på varelinjer

Reservasjoner på varelinjer betyr at varen er oversolgt i en ordre og dermed tilhører den ordren. 
Varelinjer med reservasjoner indikeres med en grønn sirkel som viser antallet reservasjoner på varelinjen.
Om man klikker på ikonet vil det vises en liste over alle ordrer som reserverer varen og hvor mange reservasjoner som hører til hver ordre.
Hver ordre i oversikten er en link slik at man kan klikke seg rett inn på den aktuelle ordren.

For å fjerne reservasjonen kan man klikke på krysset i oversikten. 
Fjerning av reservasjon gjør at ordren ikke lenger er tilknyttet et innkjøp. Ordren vil da ikke bli oppdatert ved varemottak. 

Tips: Hold inne CMD/CTRL når du klikker på ordren for å åpne den i en ny fane. 

 

reservasjoner

Manuell reservasjon

Reservasjoner kan frigis og opprettes manuelt fra en ordre. Les mer her

Bestillingsrapport

Mystore Logistikk benytter den samme bestillingsrapporten som tidligere men i stedet for å opprette en ny bestillingsliste overfører man resultatet til en ny eller eksisterende innkjøpsordre. 

Les beskrivelsen av den originale bestillingsrapporten her.

 

Sende innkjøpsordre til leverandør

For å sende innkjøpsordren til leverandør er det så enkelt som å klikke "Send innkjøpsordre" oppe til høyre. Det vil åpne et vindu slik at du har mulighet å dobbelsjekke e-postadressen til leverandør og evt. legge til/endre kommentar. 

Det vil også sendes en kopi av innkjøpsordren til deg selv.
Denne sendes til e-postadressen som er satt opp i Konfigurasjon > Generelt > Epost > "E-postadresse ved utsendelse fra Administrasjon"

Markere innkjøpsordre som sendt
Flere leverandører har egne nettbutikker/forhandlerportaler som varer bestilles i og for å slippe å sende inn ordre både via Mystore Logistikk og en evt. forhandlerportal kan man merke en innkjøpsordre som sendt. 
Innkjøpsordren vil da få status "Sendt" med  den aktuelle dato uten at den sendes til leverandørens e-postadresse.

Redigere en sendt innkjøpsordre

Justere antall:
Etter innkjøpsordren er sendt er det fortsatt mulig å justere antallet. 
Dette fordi det kan være avvikende lagerbeholdning hos leverandør og man bør da kunne korrigere en innkjøpsordre.
F.eks. om butikken har bestilt 10 stk. av en vare som er utgående og det kan kun leveres 5 stk. Ved å justere ned antallet på innkjøpsordren sørger man for at hele ordren kan mottas og få status "Mottatt".

Slette sendt varelinje:
I samme redigeringsmodus kan man slette en varelinje, f.eks om leverandøren ikke kunne levere den. Sletting av varelinjer gjør at man får markert innkjøpet som mottatt selv om ikke alle av de bestilte varene kunne leveres.
Det er ikke mulig å slette en varelinje som har reservasjoner, da må reservasjonene først frigis. 


For å justere antall eller slette en varelinje på en sendt innkjøpsordre må man først aktivere redigeringsmodus i "Handlinger"-menyen. Deretter endrer man antallet slik man ønsker. Autolagring sørger for at endringer lagres underveis. 
Når redigeringen er ferdig trykker man enkelt på banneret i toppen for å avslutte redigeringsmodus:

Import av innkjøpsordre

Med import av innkjøp er det mulig å opprette innkjøpsordrer fra CSV- og XLS-filer. 
Spesielt praktisk for de som har store innkjøp i regneark fra tidligere, eller mottar innkjøp fra leverandører. 

Slik fungerer det:

  1. Opprett en ny innkjøpsordre, eller velg en eksisterende i utkast, på den leverandøren du vil importere til.
  2. I Handlinger-menyen velger man "Importer innkjøp"
  3. Dra inn fil eller klikk for å velge
  4. Velg hvordan du vil koble sammen produkter fra fila med produktene i din butikk. Her støttes EAN (strekkode) og artikkelnummer.
    NB! Det er viktig at alle produktene og varianter som skal importeres har unike artikkelnummer/EAN.
  5. Koble kolonnene i filen mot rett kolonne i innkjøp
  6.  Klikk "Forhåndsvis import"
  7. Når forhåndsvisningen er klar kan du se over at alt stemmer. Her er det også mulig å overstyre den automatiske koblingen. 
  8. Når du er klar er det bare å klikke "Opprett innkjøp".
  9. Produktene legges nå inn i innkjøpsordren og er klar til bestilling.

Viktig! 
For at kobling av produkter skal bli rett må hvert produkt/variant ha unik artikkelnummer/EAN.

import-av-innkjop

Håndtering av slettede produkter

Hva skjer om du sletter et produkt som ligger i en innkjøpsordre? 
For at en innkjøpsordre skal fungere krever den å vite ID-en på alle produktene som er lagt til. 
Om et produkt slettes vil det miste sin ID og innkjøpsordren vil ikke kunne redigeres eller behandles. 

For å håndtere dette vil du bli varslet om innkjøpsordren inneholder rader med slettede produkter. Varselet viser hvor mange rader det gjelder og vil med ett tastetrykk fjerne disse slik at du kan jobbe videre med innkjøpet.