Tilbudsmodul

Denne artikkelen tar for seg vår tilbudsmodul. Her kan du opprette tilbud med tilpassede priser og rabatter, send til en eller flere kunde og overfør til ny ordre ved aksept.

Innhold


Tilbudsoversikt

Oversikten viser alle tilbud som er opprettet. 


Filter

Fra filter kan man velge å gjøre utvalg på hva man vil vise.

  • Status: Velg hvilke statuser som skal vises

  • Dato opprettet: Vis tilbud som er opprettet før, etter eller i en spesifikk datoperiode.

  • Utløpsdato: Vis tilbud som har utløpsdato før, etter eller i en spesifikk datoperiode.

Søk

Søkefeltet i toppen lar deg søke etter følgende valg:

  • Tilbudsnummer (f.eks QO-00001)

  • Referanse

  • E-postmottaker

  • Alternativ e-postmottaker

  • Kunde:

    • Fornavn

    • Etternavn

    • Fornavn Etternavn

    • Firmanavn

Visning

Visning lar deg velge hvilke kolonner som skal vises i oversikten.

 
Tilbudsnummer og kundenavn er låst og kan ikke fjernes.

Velg kolonnen du vil vise og klikk “Legg til”. Eventuelt kan man klikke “Legg til alle” for å vise alle kolonner i oversikten.

Det samme gjelder for å fjerne en eller alle kolonner.

Kolonner som vises som standard:

  • Tilbudsnummer

  • Kunde

  • Dato opprettet

  • Utløpsdato

  • Opprettet av

  • Status

  • Total (total pris på tilbudet)

Man kan sortere på alle kolonner ved å klikke på pilene bak kolonnenavn.

Nytt tilbud

Fra tilbudsoversikten så har man to valg for å opprette et nytt tilbud:

  1. Klikk på “Nytt tilbud” til høyre i headeren:

     
  2. Klikk på “Nytt tilbud” i sidemenyen til venstre:

     

Velg kunde

For å opprette et nytt tilbud må man først velge kunde. Når kunde er valgt starter autolagring av tilbudet.

Klikk på “Trykk for å velge kunde” for å åpne søkefeltet. Herfra søker du etter kundenavn, kundenummer eller e-post.

Når du har funnet rett kunde klikker du “Velg” for å velge kunde.

 

Søk etter kunde

Oversikt

Skjermbilde 2022-01-25 kl. 12.02.51

 

select-customer

 

Se over at kunden stemmer.
Du kan også klikke på ikonet nede til venstre for å åpne hele kundekortet i en ny fane.

Bytt kunde

Selv etter et tilbud et opprettet er det mulig å endre kunde.
Klikk på ikonet til høyre for kundens navn og gjenta prosessen over for å finne kunde.


Mottakere

Som standard brukes e-postadressen som er registrert på kundekortet.
Man kan i tillegg legge til en alternativ e-postadresse, som erstatter e-postadressen på kundekortet, eller legge til flere mottakere.

Alternativ e-postmottaker

Aktiver “Alternativ e-postmottaker” og fyll inn e-postadresse.

 

Flere mottakere

Klikk på “+Flere mottakere


Dette åpner et nytt vindu hvor du kan legge til ekstra e-postadresser.
Skriv inn e-postadressen og klikk på pluss-tegnet. Dette legger e-postadressen i listen over mottakere.
Om du vil fjerne en adresse klikker du på søppelkasse-ikonet.

PS! Flere mottakere kan brukes både med og uten alternativ e-postmottaker.

HubSpot Video

 

 

Mer informasjon

Området for “Mer informasjon” inneholder en rekke detaljer, valg og informasjon.
Området er delt inn i 3 sider/faner.

Informasjon

I dette fanen kan du legge inn mer informasjon om tilbudet. Enkelte feltet er påkrevd for å kunne sende tilbudet mens andre felter er valgfri.

  • Utløpsdato:
    Denne må velges før man kan sende tilbudet. Man velger fritt når en utløpsdato skal være så lenge den er etter dato for opprettelse.
    PS! Om et tilbud har status “Sendt” og ikke blir akseptert innen utløpsdato vil det automatisk bli satt til “Utløpt”.

  • Betaling:
    Betalingsmåte er påkrevd og må velges før et tilbud kan sendes. Valgene som vises her er det samme som er satt i opp i din butikk.
    PS! Et tilbud blir etter aksept overført til en manuell ordre. Det betyr at man kun har samme betalingsmetoder er som på manuelle ordrer. Det er ikke mulig å gjøre opp for et tilbud via checkout i frontend.

  • Betingelser:
    Valgfritt felt. Her kan man fylle inn om det er spesielle betingelser til tilbudet. F.eks betingelser om varighet, betaling etc.
    Betingelser vises på PDF-en som sendes til kunde.

  • Referanse:
    Valgfritt felt. Her kan man legge til referanse for sin egen del, eller om kunden har et spesielt referansenummer de ønsker å bruke.
    Referanse vises på PDF-en som sendes til kunde.

Kommentarer

Legg inn kommentarer til tilbud. Du velger selv om de skal vises til kunde eller ikke.
Kommentarer kan legges inn selv etter et tilbud er sendt.

  • Kommentar:
    Skriv inn ønsket kommentar.

  • Vis til kunde?
    Om denne slås på vil kommentaren vises på PDF-en som sendes til kunde. Om valget ikke slås på vil kommentaren kun være synlig internt. Dette valget kan endres etter kommentaren er lagt til.

  • Pluss-knapp:
    Legg inn kommentaren.

Historikk

Historikken viser viktige hendelser på et tilbud, når hendelsen ble utført og hvem som utførte den.

Hendelser som vises her er blant annet:

  • Tilbud opprettet

  • Tilbud sendt til kunde

  • Tilbud avslått

  • Tilbud gjenåpnet

  • Tilbud akseptert

  • En ny ordre opprettet, med link til ordre


 

Legge til produkter

For å legge til produkter brukes søkefeltet. Her kan man søke etter produktnavn, artikkelnummer eller EAN.

Kundegrupper

Om valgt kunde er medlem av kundegruppe vil prisene gjenspeile dette. 

Legge til tekstlinje

Klikk for å legge til en tom tekstlinje.
 
Om du ikke legger inn tekst i feltet vil linjen fungere som mellomrom/avstand i PDF-en.
Om du legger inn tekst i feltet vil det fungere som en overskrift i PDF-en.

Se eksempel: 

Valg på produktlinjer

Produktlinjer har en rekke felter for visning og redigering.
Alle felter som er blå kan klikkes på for å endres.

product_row_expl (1)
Valg og visning på produktlinjer
  1. Grip handles
    Klikk og dra for å sortere produktlinjer og tekstlinjer.

  2. Produktnavn og link til produktside
    Klikk på det blå ikonet for å åpne produktsiden i en ny fane.

  3. Antall
    Antall som skal være med i tilbudet.

  4. Disponibelt lager
    Antall som er disponibelt i nettbutikken.

  5. MVA
    Produktets registrerte MVA

  6. Innpris ekskl. mva
    Innprisen på produktet. Denne kan endres på tilbudet ved behov. Om en pris endres vil den opprinnelige prisen (som er lagret på produktkortet) vises under i grått med strek.

  7. Enhetspris ekskl. mva
    Enhetspris på produktet. Denne kan endres på tilbudet ved behov.

  8. Enhetspris inkl. mva
    Enhetspris på produktet. Denne kan endres på tilbudet ved behov.

  9. Rabatt
    Rabatt på produktet i tilbudet

  10. Kundegruppe / Tilbudspris
    Her vises prisen om produktet enten er på tilbud eller har en annen pris via en kundegruppe. Dette er kun en visning og brukeren er selv ansvarlig for å prise produktet slik de vil.

  11. Total
    Total sum på produktlinjen. Antall * Enhetspris

  12. Margin
    Marginen på produktet. Bruker innpris og enhetspris for å regne ut.

  13.  
    Nullstill linje
    Nullstiller innpris og enhetspris til den originale prisen
  14. Kommentar
    Legg til kommentar eller beskrivelse av produktlinjen. Kommentaren vises på PDF til kunde. Om det finnes en kommentar vil ikonet være grønt.

  15. Fjern
    Fjern produktlinjen fra tilbudet


Frakt

Den første versjonen av tilbudsmodulen har ikke integrasjon mot butikkens fraktmetoder.
Du kan legge til egendefinert frakt på tilbudet som vil bli overført til ordre.


Oppsummering

Oppsummeringen gir deg en god oversikt over tilbudets totale innpris og utpris samt dekningen i kroner og prosent.

 

Sett dekningsgrad

Funksjonen for å sette dekningsgrad hjelper deg med å kjapt sette den dekningen du ønsker å ha på tilbudet.
 
Kanskje vet du at du vil tjene 2000,- på dette salget, da kan du enkelt taste inn 2000 på dekning i kroner og deretter klikk "Sett dekning".
Det samme gjelder prosent.

Merk! Dette er kun et hjelpemiddel for å gjøre jobben kjappere.

Det tar ikke høyde for eksisterende margin på produktene. I en del tilfeller vil det ikke være mulig å få 100% korrekt dekning via verktøyet, ofte skyldes dette en kombinasjon av eksisterende inn- og utpris samt at produktet er lagt til i oddetall.

Send tilbud til kunde

Når tilbudet er klart kan det sendes til sluttkunde.

Dette gjøres ved å klikke på “Send tilbud” oppe til høyre. Om denne knappen er deaktivert vil det vises en hjelpetekst når man tar musa over, denne hjelpeteksten vil informere om hva som mangler for å kunne sende tilbudet.

Når du trykker “Sendt tilbud” åpner et nytt vindu ser. her vil du kunne se hvem tilbudet sendes til (inkludert kopi til) og melding til kunde. Melding til kunde kan redigeres om ønskelig.

Klikk deretter “Send” og en PDF vil genereres og sendes til kunde. Bekreftelse vil vises når tilbudet er sendt.

Valg på sendt tilbud

Aksepter (og opprett ordre)

Om kunden aksepterer tilbudet klikker man på “Aksepter tilbud” og det vil da bli opprettet en ordre på de produktene og prisene i tilbudet.

Etter ordren har blitt opprettet vil man få en banner på tilbudet med link for å åpne ordren. Man vil også få det som en hendelse på fanen “Historikk”.

Et tilbud som er akseptert og overført kan ikke redigeres på nytt.

 

 

Handlinger på tilbud

På hvert tilbud har man en meny i toppen som heter “Handlinger”. Her finner man flere ekstra handlinger som kan utføres. Disse handlingene varierer ut fra statusen på bildet.

Utkast

  • Dupliser tilbud

  • Vis PDF

  • Slett tilbud

Utgått

  • Dupliser tilbud

  • Vis PDF

  • Rediger tilbud 

Overført til ordre

  • Dupliser tilbud

  • Vis PDF

Avslått

  • Dupliser tilbud

  • Vis PDF

  • Rediger tilbud

Sendt

  • Dupliser tilbud

  • Vis PDF

  • Rediger tilbud (setter status til Utkast)

  • Avslå tilbud (kan gjenåpnes via “Rediger tilbud)

 

 


Innstillinger

Under “Innstillinger” har man mulighet å tilpasse enkelte funksjoner. Endringer man gjør her er brukerspesifikk slik at hver bruker kan ha egne innstillinger.

  • E-postadresse:
    Lar deg sette hvilken e-postadresse som skal stå som avsender av tilbudet.

  • Melding til kunde:
    Standard melding som legges i body på e-posten som sendes. Denne meldingen kan også tilpasses for hvert enkelt tilbud når man sender det.

    Slik vises meldingen i e-posten til kunde:

     
  • Status:
    Velg hvilke statuser som skal vises som standard i oversikten over tilbud. Dette gjør at man slipper å laste alle tilbud hver gang man åpner tjenesten.
    Mest vanlig her vil være “Utkast”. Man står fritt til å velge mer enn én status.

 

 

Endringslogg


22.02.2022

Endring i oppsett og håndtering av frakt på tilbud.

Tidligere var frakt kun på tilbudet og ble ikke overført til ordre. 
Med dagens endring vil navn/beskrivelse og fraktpris overføres til ordre ved aksept. Etter ordren er akseptert vil det fortsatt være mulig å endre både fraktnavn, fraktmetode og pris inne på ordren som ble opprettet.

Innpris på frakt er fjernet da dette er data som ikke er tilgjengelig på ordre.

Visning av frakt:
Tomt navn og tom pris vil vises som "Gratis frakt, 0 kr" på PDF og ved overføring til ordre. 
• Tomt navn og utfylt pris vil vises som "Frakt, {pris}" på PDF og ved overføring til ordre. 
• Utfylt navn og utfylt pris vil vises som "{fraktnavn}, {pris}" på PDF og ved overføring til ordre. 

Se hvordan det fungerer i videoen under:

HubSpot Video

11.02.2022

  • Endring: Vi har endret måten man setter priser på. Tidligere var det ett felt for kroner og ett for øre. Dette er nå ett sammenhengende felt slik at man skriver inn beløpet sammenhengende.

  • Ny funksjon: Støtte for å filtrere på kundenummer i oversikten.

  • Forbedring: Forbedret en feil hvor sortering av varelinjer ikke alltid ble lagret.

  • Forbedring: Oppdatert søk til å vise kundegruppepriser om kunden er med i kundegruppe.

  • Endring: Om en kunde er medlem av kundegruppe vil alle priser hentes fra kundegruppen. 
    Hvorfor har vi gjort denne endringen? Om en kunde er medlem av en kundegruppe er det disse prisene som er kundens standardpris, altså prisen vedkommende ville fått ved å legge inn bestilling i nettbutikken. Om du ønsker å benytte veil.pris kan du nullstille prisen ved å bruke nullstillings-knappen til høyre:


    HubSpot Video

11.02.2022

  • Forbedring: Oppdatert visning av firmanavn som tidligere manglet i oversikten

  • Endring: Lagt til støtte for å kun legge inn beskrivelse på frakt (pris ikke lenger nødvendig). Det gjør at fraktfeltet kan brukes til å skrive f.eks. "Hentes i butikk".

  • Endring: Bytte av kunde logges i historikken

  • Endring: Om tilbudet sendes til flere mottakere vil disse vises i historikken 

  • Ny innstilling: Skjul rabatt i PDF. Skjuler rabatt-kolonne i PDF som sendes til sluttkunde.

07.02.2022

  • Oppdatert: Endret feltene til antall og rabatt slik at de alltid er åpne for enklere redigering
  • Ny funksjon: Lagt til mulighet for å akseptere og overføre til ordre uten å sende tilbud til sluttkunde først.
  • Oppdatert: Støtte for å slette flere statuser. Tilbud med følgende status kan nå slettes: Utkast, Utgått og Avslått
  • Ny funksjon: Massesletting av tilbud. Man kan nå markere flere tilbud i oversikten og velge "Slett tilbud" i handlinger-menyen så lenge de har en status som støtter sletting.
  • Oppdatert: Tooltip på ikonene på varelinjer i tilbud. Hold musen over for å få opp beskrivelse av hvert ikon.
  • Forbedring: Forbedret drag and drop-funksjonalitet.