Varetelling

Varetelling lar deg kjapt og enkelt telle ditt varelager fra både mobil og nettleser.

✓ Mobiltilpasset og responsiv
✓ Åpen ordrebehandling under telling
✓ Rapport tilpasset regnskap

Innhold

Åpne tellinger

Etterhvert som du, eller noen av dine ansatte, teller varer kan man alltid se hva som har blitt telt på oversikten "Åpne tellinger" (kun tilgjengelig på desktop, ikke mobilvisning).
Om du lurer på om en spesifikk vare er telt kan du enkelt søke etter den her eller gjøre utvalg for å filtrere på telte varer.

Varene som ligger under "Åpne tellinger" er ennå ikke bekreftet, som betyr at varelageret ikke er oppdatert. 
Først når man bekreftet er telling vil varelageret i nettbutikken bli oppdatert.

  1. Filter
    Her kan du enkelt gjøre utvalg på de åpne tellingene dine. Kanskje vil du søke opp spesifikke produkter eller vise alt som ble telt innenfor en datoperiode.
  2. Produsent
  3. Navn
  4. Artikkelnummer
  5. Sist telt
  6. Opptelt
    Antallet viser hvor mange som er telt men ikke bekreftet
  7. Differanse
    Viser om det er avvik mellom telling og hva lageret burde være
  8. Telt av
  9. Knapp for hurtigtelling
    Denne lar deg endre tellingen på produktet uten å måtte starte varetelling på nytt
  10. Sidevelger
    Om varene er over flere sider kan du enkelt bla i sidene her
  11. Bekreft telling
    Valget for å bekrefte telling aktiveres når minimum ett produkt er valgt

Bekreft telling

Etter at varelageret er ferdig telt er det på tide å oppdatere varelageret.  

For å oppdatere lageret med antallet fra tellingen er man nødt til å bekrefte telling. 
Lageret oppdaterer seg ikke forløpende når man teller, derfor er det også viktig å huske å korrigere tellingen om man behandler ordrer underveis. 

For å bekrefte en telling kan du enten trykke på knappen "Bekreft telling" i en aktiv varetelling eller du kan gå til "Åpne tellinger" i sidemenyen. 

Valg av varer til bekrefting

For å velge varene som skal bekreftes kan du klikke i den øverste avmerkingsboksen for å velge alle, eller velge enkeltvarer ved å markere avmerkingsboksen til venstre for varenavnet.

Det er også mulig å bruke filter til å finne spesifikke varer eller gjøre et utvalg som du vil bekrefte.

Viktig! Du må huske å endre dato fra/til slik at alle varer blir bekreftet. 
Om du startet tellingen 03. januar og avsluttet 10. januar må disse datoene velges for å få opp alle varer med telling.

Lageroppdatering

Tiden det tar å kjøre en lageroppdatering kan variere, så her anbefaler vi at du og dine medarbeidere tar en velfortjent kaffepause! 

HubSpot Video

Tiden det tar å kjøre en lageroppdatering kan variere, så her anbefaler vi at du og dine medarbeidere tar en velfortjent kaffepause! 

Nullstille varer

De fleste har en stor produktkatalog i sin butikk men langt ifra alle produkter er på lager. 
Ettersom varetellingen kun oppdaterer det du faktisk har telt er det viktig å kunne korrigere varer som ikke var med på tellingen. 

F.eks har et produkt hatt positivt lager ved en feil. Ettersom dette ikke ble telt under varetelling ble heller ikke lageret korrigert og det ville da fortsatt å ligge i nettbutikken med positivt lager.

I sidemenyen finnes et menyvalg "Nullstill varelager".

Her kan du generere et datagrunnlag som viser alle varer som ikke ble telt og har positiv lagersaldo i den datoperioden du velger.

Denne listen kan også eksporteres via "Handlinger"-menyen, om du f.eks vil åpne den i Excel for å gjøre søk og utvalg.

Om du finner varer på listen som burde vært telt korrigerer du dette selv ved å gå til "Utfør telling", søker opp varen(e) og teller det antallet du ønsker. Deretter bekrefter du tellingen på de produktene du har telt.
Når det er gjort kan du generere et nytt datagrunnlag før du foretar en nullstilling.

"Nullstill varelager" vil nullstille alle varer med positiv lagersaldo som ikke har blitt telt i den datoperioden du velger så det kan være smart å gå nøye igjennom datagrunnlaget først.  

Om denne listen ser korrekt ut kan man gå videre til å nullstille varelageret.

Når nullstillingen startes vil jobben deles opp i flere steg (alt avhengig av antall varer) og det vil vises en indikator på fremgang, slik som bildet under illustrerer: 

 

Når nullstillingen startes vil jobben deles opp i flere steg (alt avhengig av antall varer) og det vil vises en indikator på fremgang, slik som bildet under illustrerer: 

NB! Det er viktig å sørge for at valgt datoperiode er korrekt. 
Om du f.eks teller og bekrefter varer i november men så velger datoperiode for desember ved nullstilling vil varene som ble telt i november bli nullstilt. 

Nullstilling er en avansert funksjon som hovedsakelig er ment for å brukes når man teller hele varelageret i én omgang og ikke for løpende tellinger et helt år.

Rapporter

Etter du på slutten av året har telt opp varelageret ditt må du hente ut en rapport til regnskapet, dette finner du under "Rapporter" i sidemenyen (kun tilgjengelig på desktop, ikke mobilvisning).

Kun tellinger som er bekreftet vil være en del av rapportgrunnlaget.

Utvalg på rapporten

Når du skal lage en rapport kan du velge mellom format, periode samt legge til en beskrivelse av rapporten. Når du skal lage generere en rapport velger du datoen for da du bekreftet tellingen.

Format: 
CSV eller Excel

Rapportperiode: 
Alle varer som har blitt telt (og er bekreftet) i den valgte perioden vil være med i rapporten. 

Eksempel 1:
Din bedrift teller hele varelageret fra 27. desember - 30. desember og bekrefter tellinger hver dag i perioden.
Når rapporten da skal genereres velger du å sette rapportperioden til samme dato, altså 27. desember til 30. desember. 
Resultatet i rapporten vil da være alle varer som har blitt bekreftet ila. de dagene. 
Varer uten telling eller bekrefting vil ikke være med i rapporten.

Eksempel 2:
Din bedrift teller hele varelageret fra 27. desember - 30. desember men bekreftet alle tellinger i samme omgang den 31. desember, etter dere er ferdig å telle.
Når rapporten da skal genereres velger du å sette rapportperioden til samme dato som hele tellingen ble bekreftet, altså 31. desember.
Resultatet i rapporten vil da være alle varer som har blitt bekreftet 31. desember. 
Varer uten telling eller bekrefting vil ikke være med i rapporten.

Utvalg på lengre perioder

Det er fullt mulig å ta et utvalg på lengre perioder. 
Man kan f.eks hente ut en rapport på alle varer som er telt de siste 6 månedene. 

Viktig!
Rapporten vil kun hente ut det antallet som ble satt under tellingen, vi tar ikke høyde for ordrer som har blitt behandlet eller lagerjusteringer som er gjort. 

Vi anbefaler alle å foreta en hovedtelling på slutten av året hvor hele varelageret telles. 

Sitat hentet fra Altinn:

Varetellingen bør foregå så nært opp til avslutningsdatoen for perioden som mulig. Dersom du teller varelageret før avslutningsdatoen (mest vanlig 31.12), må du huske å trekke fra varer du har solgt og legge til varer som er kommet inn mellom telling og 31.12 . Dersom du teller etter 31.12, må du trekke fra varer som er kjøpt inn og legge til varer som er solgt mellom 31.12 og telling. Hvis du ikke har et lagersystem som ivaretar dette kan det fort bli utfordrende å få tellingen rett. Forsøk derfor å få gjort varetellingen så nært som mulig opp mot avslutningsdatoen.

Rapportens kolonner

Den ferdige rapporten inneholder følgende kolonner:

  • Produsent
  • Produkt *
  • Variant
  • Artikkelnummer
  • Kategori
  • GTIN
  • Innpris *
  • Utpris eks. mva.
  • Antall telt
  • Dato for telling
  • Sum varelinje *
  • Total verdi *

 

Lykke til med varetellingen!

 

FAQ

Spørsmål: Jeg har telt et produkt men ønsker å legge til varianter. Hva gjør jeg?

Svar: Om du har telt et produkt uten varianter hvor du ønsker å legge til varianter må du først fjerne tellingen. Produkter som ligger i åpne tellinger kan man ikke redigere varianter på. 

Slik gjør du det:

  1. Finn produktet i "Åpne tellinger" eller "Utfør telling"
  2. Juster antall telt tilbake til "-"
  3. Du kan nå redigere produktet på produktsiden og legge til varianter
  4. Gå til "Utfør telling" og tell variantene. 

Spørsmål: Det kom nettopp inn en ordre på en vare jeg allerede har telt 10 stykker av, skal jeg da endre tellingen? 

Svar: Så lenge ordren ikke er behandlet, slik at kunden ikke har blitt fakturert eller fått beløpet trukket fra konto skal varen være med i telling. Varen er å anse som butikkens eiendom frem til kunde har gjort opp for den. 


Spørsmål: Hva om jeg behandler ordren samtidig som varen ligger i en åpen telling?

Svar: Da går varen til å være kundes eiendom og skal ikke være med på telling. Du må da påse å korrigere varen om den ligger på en åpen telling.


Spørsmål: Jeg har bestilt og betalt varer hos min leverandør som jeg ennå ikke har mottatt. Skal disse være med i tellingen da? 

Svar: Om varene er betalt før årsslutt skal de være med på tellingen, selv om de ikke er mottatt til fysisk lager. Man burde derfor gå igjennom leverandørfaktura for å sjekke om man har betalt varer som ennå ikke er mottatt. Om du ikke ønsker å oppdatere lageret med varer som ikke er mottatt kan du gjøre disse justeringene i eksporten etter endt varetelling, slik at antallet i rapporteringen er korrekt uten å påvirke lageret.