Varetelling 2021

Varetelling lar deg kjapt og enkelt telle ditt varelager fra både mobil og nettleser.

✓ Mobiltilpasset og responsiv
✓ Åpen ordrebehandling under telling
✓ Rapport tilpasset regnskap

Innhold

Krav til funksjonalitet

Varetelling krever at man har har appen "Lagerstyring med historikk" og at alle ordrestatuser er satt opp korrekt. Les mer om tjenesten her.

Ordrestatuser som reserverer varer

En reservasjon er i praksis en vare som er solgt, men fortsatt ligger på lageret. Dersom du har to stk på lager, og det kommer inn en ordre i nettbutikken hvor noen bestiller en av dem, har du én tilgjengelig, og én reservert.

For at systemet skal vite hvilke ordrestatuser som indikerer når i arbeidsflyten din varene er reservert, kan du i oppsettet velge ordrestatuser en ordre kan ha mens varen fortsatt ligger i hylla på lageret.

Vanligvis er dette statuser som “Ikke behandlet”, “Under behandling”, “Til plukk” o.l.

For at disponibelt lager skal være korrekt etter telling er det viktig at dette oppsettet er korrekt.

Slik setter du opp ordrestatusene

Instruksjoner og forhåndsregler

Med den nye varetellingstjenesten står man fritt til å starte og stoppe varetellingen akkurat når man ønsker. Selv om man har en aktiv varetelling vil ordrebehandlingen være åpen

Hvordan fungerer det? 
Start tjenesten, velg hva du vil telle og start tellingen. Etterhvert som varer telles legges de i en liste med åpne tellinger.

Når man føler seg ferdig med tellingen går man til oversikten over åpne tellinger og bekrefter antallet. Lageret vil da oppdateres med antallet som ble telt. 

Man kan når som helst bekrefte telling, som betyr at man kan ha en varetelling gående så lenge, eller kort, som man selv ønsker. 

Hva skal telles?

Så lenge en vare ikke er fakturert/betalt av kunde er den fortsatt butikkens eiendom og skal da være med på tellingen. Vi anbefaler derfor at alle ordrer sluttføres og varene settes til side før man starter varetelling. 
Om butikken velger å sende/behandle en ordre samtidig som man teller varer må man selv korrigere tellingen.

  • Det skal foretas varetelling av alle varer som er innkjøpt og produsert for videresalg. Det innebærer at kontorutstyr, kontorrekvisita, verktøy, driftsmateriell, reservedeler og lignende som brukes i virksomheten ikke telles som varebeholdning.
  • Det skal ikke foretas telling av varer som er fakturert til kunden før 31.desember, men ikke sendt avgårde på tidspunktet for varetelling. Det betyr at ordrer på varer som er mottatt før, eller under, varetelling skal telles så lenge ordren ikke er behandlet. Om ordren er sendt (fakturert kunde) men fortsatt befinner seg på lageret skal den ikke være med i tellingen.
  • Det skal foretas telling av varer som er fakturert av leverandøren før 31. desember, men ikke mottatt på tidspunktet for varetelling.

Tips før telling! 

  • Planlegg varetellingen i god tid 
  • Rydd lageret i forkant
  • Lag en varetellingsinstruks dersom flere personer er involvert i tellingen
  • Alle varer skal med på lista, også ukurante varer 
  • Sørg for et godt system for å ha kontroll på hva som er talt og hva som gjenstår
  • Alle ordrer som er klare bør behandles før tellingen starter
  • Behandlede ordrer som ikke er hentet av transportør når telling starter bør settes til side slik at de ikke blir telt

Viktig om ordrebehandling

Tjenesten tar ikke høyde for ordrebehandling når en telling er aktiv. Det betyr at du som bruker selv må justere tellingen om du sender en vare når den ligger i en telling. 
Vi anbefaler ikke å behandle ordrer samtidig som man holder på med en varetelling, men lar dette være helt opp til butikken å bestemme selv. 

Eksempel:
En ansatt har telt 10 stykk av Grønn genser. Før varetellingen er bekreftet kommer det inn en ordre på 1 stk. Grønn genser. Om butikken da velger å behandle ordre og sende varen til kunde må man selv korrigere tellingen og trekke fra antallet som ble sendt. Altså nedjustere fra 10 til 9.

 

 

Slik teller du varer

I kontrollpanelet finner du varetelling under menyen Verktøy > Varetelling. 

Du blir da sendt til landingssiden for varetelling og kan enkelt starte ny telling ved å klikke på knappen "Begynn varetelling".

begin-stocktake-png

Utvalg

Før du går i gang med selve tellingen kan du gjøre et utvalg på produsent og kategori. 
Du kan fritt velge én, flere eller alle kategorier og produsenter. 
Som standard viser vi ikke skjulte og deaktiverte varer, men om du ønsker å se disse kan du enkelt slå på visningen.

Når du er fornøyd med hva du ønsker å telle starter du ved å klikke "Start telling".

selection-png

Telling

Gratulerer, nå er du i gang!

Det er tre måter å telle en vare på:

  1. Klikk pluss (eller minus) i antallvelgeren:
  2. Klikk direkte i antallfeltet og tast inn antallet du ønsker: 
  3. Scan varen! 
    Om du har en scanner tilknyttet PC eller mobil/tablet kan du scanne varene når du teller. For hver gang du scanner en vare telles 1 stykk. 
    Så om du scanner samme vare 5 ganger vil antall telt bli 5.

Alle endringer i antall telt blir lagret fortløpende.

Underveis i tellingen

Sist telt

Underveis i tellingen vil du se at varer får en blå "tag" over antallvelgeren som opplyser tiden siden sist varen ble telt.

Når en telling bekreftes nullstilles denne tiden og vil ikke vises før man eventuelt teller varen nok en gang. 

Dette betyr at flere kan jobbe med tellingen samtidig og hele tiden se om varen har blitt telt tidligere og når tellingen da ble gjort.

Visning av avvik

Under telleren vises avviket. Dette avviket er basert på den lagerbeholdningen som er i Mystore.
Om avviket er minus betyr det at du ikke har telt alle varene som systemet tror butikken din har. 
Om avviket er i pluss betyr det at du har telt flere av varen enn det systemet tror butikken din har.

counter

 

 

Justere utvalg i en aktiv telling

Man kan når som helst i prosessen justere utvalget som skal vises. 
Bare klikk på tilbake-pilen og gjør ønsket utvalg.

Etter utvalget er justert etter eget ønske klikker man bare på "Start telling". Du vil da fortsette tellingen, men nå med utvalget som ble gjort.


Forklaring av varelinjer:

product-expl

  1. Produktbilde
  2. Synlighet
  3. Navn og artikkelnummer
  4. Siste telt
  5. Antallvelger
  6. Avvik
  7. Lokasjon og GTIN (Strekkode)

Synlighet på varer

Varer kan ha forskjellig synlighet i nettbutikken din.

Synligheten på varen indikeres med følgende ikoner:

  1. Aktivt
  2. Deaktivert
  3. Skjult
status

 

Åpne tellinger

Etterhvert som du, eller noen av dine ansatte, teller varer kan man alltid se hva som har blitt telt på oversikten "Åpne tellinger" (kun tilgjengelig på desktop, ikke mobilvisning).
Om du lurer på om en spesifikk vare er telt kan du enkelt søke etter den her eller gjøre utvalg for å filtrere på telte varer.

Varene som ligger under "Åpne tellinger" er ennå ikke bekreftet, som betyr at varelageret ikke er oppdatert. 
Først når man bekreftet er telling vil varelageret i nettbutikken bli oppdatert.

active-overview

  1. Filter
    Her kan du enkelt gjøre utvalg på de åpne tellingene dine. Kanskje vil du søke opp spesifikke produkter eller vise alt som ble telt innenfor en datoperiode.
  2. Produsent
  3. Navn
  4. Artikkelnummer
  5. Sist telt
  6. Opptelt
    Antallet viser hvor mange som er telt men ikke bekreftet
  7. Differanse
    Viser om det er avvik mellom telling og hva lageret burde være
  8. Telt av
  9. Knapp for hurtigtelling
    Denne lar deg endre tellingen på produktet uten å måtte starte varetelling på nytt
  10. Sidevelger
    Om varene er over flere sider kan du enkelt bla i sidene her
  11. Bekreft telling
    Valget for å bekrefte telling aktiveres når minimum ett produkt er valgt

Bekreft telling

Etter at varelageret er ferdig telt er det på tide å oppdatere varelageret.  

For å oppdatere lageret med antallet fra tellingen er man nødt til å bekrefte telling. 
Lageret oppdaterer seg ikke forløpende når man teller, derfor er det også viktig å huske å korrigere tellingen om man behandler ordrer underveis. 

For å bekrefte en telling kan du enten trykke på knappen "Bekreft telling" i en aktiv varetelling eller du kan gå til "Åpne tellinger" i sidemenyen. 

Valg av varer til bekrefting

For å velge varene som skal bekreftes kan du klikke i den øverste avmerkingsboksen for å velge alle, eller velge enkeltvarer ved å markere avmerkingsboksen til venstre for varenavnet.

Det er også mulig å bruke filter til å finne spesifikke varer eller gjøre et utvalg som du vil bekrefte.

confirm-stock-count

  1. Filter
    Her kan du enkelt gjøre utvalg på de åpne tellingene dine. Kanskje vil du søke opp spesifikke produkter, vise alt som ble telt innenfor en datoperiode eller kun vise produkter med differanse.
  2. Infobanner
    Banneren informerer om hvor mange produkter som er markert og lar deg også markere alle produkter på tvers av sider.
  3. Produktoversikt
    Herfra kan du se og markere produkter du vil bekrefte
  4. Bekreft telling
    Denne starter prosessen med å bekrefte tellingene du har gjort. Åpner en modal med oversikt og valg for bekrefting.
    Se eksempel under:

    confirm-modal-redesigned-230421

Lageroppdatering

Tiden det tar å kjøre en lageroppdatering kan variere, så her anbefaler vi at du og dine medarbeidere tar en velfortjent kaffepause! 

Så snart oppdateringen er ferdig vil et nytt varsel vises på skjermen: 

Nullstille varer

De fleste har en stor produktkatalog i sin butikk men langt ifra alle produkter er på lager. 
Ettersom varetellingen kun oppdaterer det du faktisk har telt er det viktig å kunne korrigere varer som ikke var med på tellingen. 

F.eks har et produkt hatt positivt lager ved en feil. Ettersom dette ikke ble telt under varetelling ble heller ikke lageret korrigert og det ville da fortsatt å ligge i nettbutikken med positivt lager.

I sidemenyen finnes et menyvalg "Lagerkorrigering".

Her kan du generere et datagrunnlag som viser alle varer som ikke ble telt og har positiv lagersaldo i den datoperioden du velger.

Denne listen kan også eksporteres via "Handlinger"-menyen, om du f.eks vil åpne den i Excel for å gjøre søk og utvalg.

Om du finner varer på listen som burde vært telt korrigerer du dette selv ved å gå til "Åpne tellinger", søker opp varen og teller det antallet du ønsker.
Når det er gjort kan du generere et nytt datagrunnlag før du foretar en nullstilling.

"Nullstill varelager" vil nullstille alle varer med positiv lagersaldo som ikke har blitt telt i den datoperioden du velger så det kan være smart å gå nøye igjennom datagrunnlaget først.  

 

Eksempel:
Din butikk valgte å telle hele varelageret mellom 28. desember og 31. desember. 
Når tellingen bekreftes velger man da alle varer som er telt i denne datoperioden. 
Etter tellingen er bekreftet gjør man samme utvalget i "Lagerkorrigering" og genererer en datagrunnlag. Da vil man få alle varer som har positiv lagerbeholdning og som ikke har vært telt mellom 28. desember og 31. desember. 

Om denne listen ser korrekt ut kan man gå videre til å nullstille varelageret.

Når nullstillingen startes vil jobben deles opp i flere steg (alt avhengig av antall varer) og det vil vises en indikator på fremgang, slik som bildet under illustrerer: 


resetting-inventory

Rapporter

Etter du på slutten av året har telt opp varelageret ditt må du hente ut en rapport til regnskapet, dette finner du under "Rapporter" i sidemenyen (kun tilgjengelig på desktop, ikke mobilvisning).

Utvalg på rapporten

Når du skal lage en rapport kan du velge mellom format, periode samt legge til en beskrivelse av rapporten. 

Format: 
CSV eller Excel

Rapportperiode: 
Alle varer som har blitt telt i den valgte perioden vil være med i rapporten. 

Eksempel:
Din bedrift teller hele varelageret fra 28. desember - 31. desember. 
Når rapporten da skal genereres velger du å sette rapportperioden til samme dato, altså 28. desember til 31. desember. 
Resultatet i rapporten vil da være alle varer som har fått registrert en telling ila. de dagene. 
Varer uten telling vil heller ikke være med i rapporten.

Utvalg på lengre perioder

Det er fullt mulig å ta et utvalg på lengre perioder. 
Man kan f.eks hente ut en rapport på alle varer som er telt de siste 6 månedene. 

Viktig!
Rapporten vil kun hente ut det antallet som ble satt under tellingen, vi tar ikke høyde for ordrer som har blitt behandlet eller lagerjusteringer som er gjort. 

Vi anbefaler alle å foreta en hovedtelling på slutten av året hvor hele varelageret telles. 

Sitat hentet fra Altinn:

Varetellingen bør foregå så nært opp til avslutningsdatoen for perioden som mulig. Dersom du teller varelageret før avslutningsdatoen (mest vanlig 31.12), må du huske å trekke fra varer du har solgt og legge til varer som er kommet inn mellom telling og 31.12 . Dersom du teller etter 31.12, må du trekke fra varer som er kjøpt inn og legge til varer som er solgt mellom 31.12 og telling. Hvis du ikke har et lagersystem som ivaretar dette kan det fort bli utfordrende å få tellingen rett. Forsøk derfor å få gjort varetellingen så nært som mulig opp mot avslutningsdatoen.

Rapportens kolonner

Den ferdige rapporten inneholder følgende kolonner:

  • Produsent
  • Produkt *
  • Variant
  • Artikkelnummer
  • Kategori
  • GTIN
  • Innpris *
  • Utpris eks. mva.
  • Antall telt
  • Dato for telling
  • Sum varelinje *
  • Total verdi *

Kolonnene merket med er kolonner påkrevd i bokføringsforskriften. 
De øvrige kolonnene er med for å gi deg en bedre oversikt samt mulighet for å filtere og behandle resultatet i valgfri programvare i ettertid. Vi anbefaler Google Sheets :) 

Lykke til med varetellingen!

 


 

FAQ

Spørsmål: Det kom nettopp inn en ordre på en vare jeg allerede har telt 10 stykker av, skal jeg da endre tellingen? 

Svar: Så lenge ordren ikke er behandlet, slik at kunden ikke har blitt fakturert eller fått beløpet trukket fra konto skal varen være med i telling. Varen er å anse som butikkens eiendom frem til kunde har gjort opp for den. 


Spørsmål: Hva om jeg behandler ordren samtidig som varen ligger i en åpen telling?

Svar: Da går varen til å være kundes eiendom og skal ikke være med på telling. Du må da påse å korrigere varen om den ligger på en åpen telling.


Spørsmål: Jeg har bestilt og betalt varer hos min leverandør som jeg ennå ikke har mottatt. Skal disse være med i tellingen da? 

Svar: Om varene er betalt før årsslutt skal de være med på tellingen, selv om de ikke er mottatt til fysisk lager. Man burde derfor gå igjennom leverandørfaktura for å sjekke om man har betalt varer som ennå ikke er mottatt. Om du ikke ønsker å oppdatere lageret med varer som ikke er mottatt kan du gjøre disse justeringene i eksporten etter endt varetelling, slik at antallet i rapporteringen er korrekt uten å påvirke lageret.