Hvordan behandle ordrer

I denne artikkelen har vi samlet vanlige spørsmål knyttet til ordrebehandling. Artikkelen tar for seg hvordan man fullfører, krediterer, endrer og kansellerer ordrer.

Behandle ordrer

Kreditere ordrer (v2)

Kreditere ordrer (v1)

Redigere ordrer

Kansellere ordrer

Behandle ordrer

Når du har mottatt en ny ordre vil statusen på denne som standard være Ikke behandlet. Denne ordrestatusen indikerer at ordren er klar for videre behandling av dere.

For å behandle ordren videre kan dere følge veilederen under.

  1. Gå til Ordrer/Kunder -> Behandle ordrer
  2. Trykk på ønsket ordre for behandling i ordrelisten (benytt filtre for lettere navigering blant mange ordre)
  3. Velg Detaljer:
    Behandle ordrer betalt med Klarna 
  4. På ordreoversikten er det lurt å ta en titt på at kundens epostadresse ikke inneholder skrivefeil som f.eks @gmail.cm eller @mail.com. Hvis dere oppdager en slik feil kan dere følge veilederen her. 
  5. Før ordren fullføres kan dere velge å legge inn relevant informasjon til kunden eller til lageret. Dette gjøres i feltet under Merknader. Dere velger selv om merknaden skal sendes til kunden ved å huke av Legg til merknad og Send e-post til kunde. Når e-post sendes til kunde kan dere også velge å legge med angrerettsskjema. Hjelpeartikkel for angrerettsskjema finnes her.
  6. Under «Endre ordrestatus» kan du velge en ny status til ordren:
  7. Ved å endre ordrestatus til Sendt eller Kansellert, vil ordren også bli oppdatert hos Klarna. Les mer om egenskapene til ordrestatusene HER
  8. Trykk på Oppdater ordre for å fullføre statusendring

Hvis dere har integrasjon mot Logistra beskrives utskrift av fraktetikett i følgende hjelpeartikkel.

 


Kreditere ordrer (med dellevering/delkreditering installert)

Hvis dere har appen dellevering/delkreditering installert kan dere kreditere ordrer på følgende måte.

  1. Gå til Ordrer/Kunder > Behandle ordrer
  2. Finn ønsket ordre for kreditering i ordrelisten 
  3. Ordren krediteres ved å velge Valg > Kreditering inne på ordresiden
  4. Her kan dere velge hvor mange produkter som skal krediteres, samt velge å legge på gebyr som f.eks returfrakt (kun Klarna V3). Trykk Oppdater ordre for å fullføre krediteringen.


Så snart krediteringen er fullført vil beløpet tilbakebetales kunden fra Klarna eller Vipps. Det genereres også en kreditordre som kan brukes til regnskap. 

Dette er mulig både på ordrer betalt med Klarna og Vipps.


 

Kreditere ordrer (uten dellevering/delkreditering installert)

Dersom en kunde returnerer en ordre eller deler av ordre, registrerer dere returen slik:

Dersom ordren er betalt med Klarna eller Vipps, så blir beløpet automatisk refundert til kunden

  1. Gå til Ordrer/Kunder -> Behandle ordrer

  2. Trykk på ønsket ordre for kreditering i ordrelisten(benytt filtre for lettere navigering blant mange ordre)
  3. Velg Detaljer:


  4. Huk av produktene som skal krediteres:


  5. Velg videre om frakt og gebyr skal krediteres eller ikke. Litt om de forskjellige valgene:
    – Krediter frakt og gebyrer:

    Krediter valgte produkter,  frakt og gebyrer (mest brukt)

    – Overfør frakt og gebyrer:
    Krediter kun valgte produkter, samt legg til ny frakt (typisk for retur/bytte, dersom kunde skal betale fraktkostnader for nytt produkt)

    – Ikke overfør frakt og gebyrer:
    Krediter valgte produkter, men ikke frakt og gebyrer


    Gjennomfør krediteringen, ved å trykke på «Krediter valgte ordrelinjer»:



    Krediteringen har nå blitt sendt til Klarna. En kreditert ordre har også blitt opprettet:


  6. Velg videre å endre ordrestatusen til en status som passer deres interne systemer, f.eks. «Returnert», og trykk på «Oppdater ordre»:


  7. Den nye, krediterte ordren vil legge seg i ordrebehandlingen. Ordren vil ha samme ID som henvist tidligere:
     
  8. Kreditordren får automatisk fullførtstatus (som regel «Sendt»), slik at den blant annet vises i rapporter. For å lage kreditnota til regnskap huk av for «Opprett kreditnota» (Ikke nødvendig hvis du bruker Tripletex). Husk å klikk "Oppdater ordre" for å lagre ordren:


  9. Hvis du bruker Tripletex og skal overføre kreditordren må du få opp valget for Tripletex ved å velge en annen ordrestatus (ikke trykk oppdater) og så tilbake til "sendt" (fullførtstatus). Du kan da oppdatere ordren slik at ordren blir overført til Tripletex.

Redigere ordrer – Mystore og Klarna Checkout v2/v3

Dersom dere trenger å fjerne/endre produkter eller frakt i ordren, kan dette gjøres slik:

1. Velg ønsket ordre og trykk på «Rediger»:

2. På redigeringssiden kan dere endre på bestilte varer, f.eks justere antallet fra 2 til 1, endre prisen nedover eller fjerne varelinjer.

3. Hvis en kunde eksempelvis har bestilt 2 forskjellige ordrer, og har fått frakt på begge, kan du endre frakten på den ene ordren til 0,- og velge "Oppdater"

NB!

Det kun er mulig å justere prisen nedover eller beholde samme totalsum. Hvis totalsummen på ordren økes vil ikke ordren bli aktivert hos Klarna. Dette gjelder Klarna, Vipps og Mystore Kortbetaling.

4. Når dere har foretatt ønskede endringer, trykker dere på «Oppdater» for å lagre endringene på ordren. 

NB! 

Merk at oppdatering til status "sendt" her (i redigeringen) ikke vil aktivere betalingen hvis ordren er betalt med Klarna eller Vipps. Dette må gjøres på selve ordren som vist i den første veiledningen øverst på denne siden. Eventuelt via massebehandling.

 

5. Trykk på "Detaljer" for å gå tilbake til selve ordren for å fullføre/behandle videre. Eventuelt "Tilbake" hvis du vil gå til ordreoversikten


Kansellere ordrer

Hvis en kunde angrer en bestilling før den er fullført ("Sendt"), kan du oppdatere  ordren til "Kansellert" for å kansellere bestillingen.

Da vil reservasjonen som er opprettet hos Klarna eller Vipps kanselleres og det vil ikke bli sendt ut faktura til kunden. Dette gjelder også ved bruk av Mystore Kortbetaling.

  1. Gå til Ordrer/Kunder -> Behandle ordrer 
  2. Trykk på ønsket ordre for behandling i ordrelisten(benytt filtre for lettere navigering blant mange ordre)
  3. Velg «Detaljer«: 
  4. Endre ordrestatus til “Kansellert”

  5. Det er viktig å huke av for legg varene fra denne ordren tilbake på lager hvis enhetene skal tilbakeføres til lageret. 

  6. Trykk på Oppdater ordre for å fullføre